चिठीपत्र मार्फत सूचना आदान प्रदान गर्ने प्रयोजनलाइ व्यवस्थित तथा विश्वव्यापी नेतृत्व प्रदान गर्न सन् १८७४ मा विश्वको दोस्रो पुरानो संगठनको रुपमा विश्व हुलाक संघको स्थापना भएको पाइन्छ । हाल यस अन्तर्गत जम्मा १९२ सदस्य देश रहेकोमा ती मध्ये नेपालले विश्व हुलाक संघबाट सन् १९56 मा सदस्यता प्राप्तगरी विश्वव्यापी रुपमा चिठीपत्र मार्फत सूचना आदान प्रदान गर्ने मञ्चमा प्रवेश गरेको देखिन्छ ।यद्यपि नेपालमा चिठीपत्र मार्फत खबर, सूचना र समाचार आदान-प्रदान गर्ने उद्देश्यले तत्कालीन राणा प्रधानमन्त्री रणोदिप सिंहको पालामा विक्रम सम्बत् १९३५ मा नेपाल हुलाक घरको स्थापना भई हुलाक सेवाको प्रारम्भ भएको पाइन्छ । नेपालमा हुलाक सेवालाई थप व्यवस्थित, प्रभावकारी र जनमूखी बनाउन हुलाक ऐन, 2019, हुलाक नियमावली, 2020 तथा हुलाक सेवा कार्यविधि निर्देशिका लगायतका कानूनी व्यवस्था गरिएको छ ।हाल अन्तराष्ट्रिय डाँक गन्तब्यको रुपमा विश्वका विभिन्न ३8 देशहरुमा सेवा विस्तार भएको अवस्था छ ।
संचार तथा सूचना प्रविधि मन्त्रालय अन्तर्गत हुलाक सेवा विभाग एवं गोश्वारा हुलाक कार्यालय, डिल्लिबजार, काठमाडौंको मातहतमा हुलाक सेवालाई संचालन तथा व्यवस्थापन गर्न नेपाल सरकार (मन्त्रिपरिषद) को मिति 2081/06/21 को निर्णय अनुसार यस जिल्ला हुलाक कार्यालय, चितवन र अन्तर्गत इलाका हुलाक कार्यालयहरुलाई एक स्थानीय तह एक हुलाक रहने गरी संगठन संरचना र दरवन्दी तेरिज स्वीकृत भई पुर्नसंरचना अनुसार जिल्ला हुलाक कार्यालय, स्थानीय तह अनुसार हुलाक कार्यालय-6, हुलाक काउण्टर-3 र अतिरिक्त हुलाक कार्यालय-13 गरि जम्मा 23 वटा ईकाइ कार्यालयहरुबाट हुलाक सेवा सम्बन्धी कार्य यस जिल्ला हुलाक कार्यालयले सूचना तथा संचार सम्बन्धी कार्य वि.स. 2032 साल देखि गर्दै आइरहेको छ ।
यस जिल्ला हुलाक कार्यालय चितवनको सेवा प्रवाह गर्ने कार्यक्षेत्र जिल्ला भित्रका सातवटा स्थानीय तहको अलवा चितवन जिल्ला हुलाकमा प्राप्त हुने डाँक ढुवानीको सन्दर्भमा पूर्वमा मोरङको विराटनगर र झापाको विर्तामोड र पश्चिममा कञ्चनपुरको महेन्द्रनगर सम्म डाँक ढुवानी गर्ने गरेको छ ।
जिल्ला हुलाक कार्यालय, चितवनको काम, कर्तव्य र अधिकार निम्न अनुसार रहेको छ:
- हुलाक वस्तु दर्ता गर्ने,
- हुलाक वस्तु वितरण गर्ने,
- टिकट प्राप्ती, भण्डारण र बिक्री गर्ने,
- डाँक सञ्चालन गर्ने तथा कर्मचारीहरुलाई आलोपालोको व्यवस्था मिलाई जुनसुकै समयमा समेत डाँक बुझ्ने/बुझाउने व्यवस्था गर्ने,
- पालिका हुलाक कार्यालयहरुसँग समन्वय र अनुगमन गर्ने,
- जिल्ला तथा मातहतका कार्यालयहरुको आर्थिक तथा प्रशासनिक काम गर्ने,
- समयानुकुल डाँक रेखा निर्माण तथा अद्यावधिक गर्ने,
- अन्तर जिल्ला डाँक सञ्चालन सम्बन्धी समन्वय र प्रबन्ध गर्ने,
- हुलाक सेवा विभागमा नियमित प्रतिवेदन गर्ने,
- विभागबाट सहमती लिर्इ कर्मचारी व्यवस्थापन गर्ने,
- पालिका हुलाक कार्यालयहरु व्यवस्थापन गर्ने,
- समय समयमा हुलाक सेवा विभागले लगाएको विभिन्न कार्य गर्ने,
- हुलाक सेवा सञ्चालन सम्बन्धमा विभागमा सुझाव पेश गर्ने,
- विभागको स्वीकृती लिई महानगर र उपमहानगर पालिका क्षेत्रमा कामको आवश्यकता अनुसार हुलाक वस्तु दर्ता काउन्टर सञ्चालन गर्ने,
- हुलाकबाट प्रदान गरिएका सेवाहरुको प्रचार प्रसार तथा प्रवर्धन गर्ने,
- विनियोजित बजेट र प्राप्त अख्तियारी बमोजिम ऐन, नियमको दायरा भित्र रही खर्च लेख्ने,
- प्रशासन शाखा, डाँक अनुगमन तथा व्यवस्थापन शाखामा तोकिएको शाखा प्रमुखहरुलाई कार्य विवरण दिने,
- पालिका हुलाक कार्यालयहरुको अनुगमन निरीक्षण गरी प्रतिवेदन गर्ने,
- अनुगमनका क्रममा जिल्ला हुलाक कार्यालय र पालिका हुलाक कार्यालयमा देखिएका कमि कमजोरीलाई सुधार गर्न लगाउने सुधारको लागि विभागमा लेखि पठाउने,
- पालिका हुलाकको कार्यालय प्रमुखहरुको हाजिरी, बिदा, दण्ड, पुरस्कारको विवरण माग गरी गर्न लगाइ अभिलेख राख्न लगाउने,
- हुलाक वस्तु ढुवानीको लागि जिल्ला मातहत रहेका हुलाक कार्यालयसम्म डाँक परिवहन व्यवस्था मिलाउने,
- सर्टिङ्ग सूची राम्रोसँग कार्यान्वयन गर्ने, डाँक परिवहन ठिक समयमा भएको छ छैन हुलाक वस्तुको ठिक समयमा संकलन भएको छ छैन आदी कुराहरुको सम्बन्धित कर्मचारीलाई जिम्मेवार बनाउने,
- हुलाक वस्तुको संकलन, ढुवानी, दर्ता, वितरण, आयात र निर्यात गर्ने कार्यालाई छिटो छरितो र प्रभावकारी रुपमा गर्न लगाई नियमानुसार तोकिएको समय भित्र कार्य सम्पन्न गर्न लगाउने,
- आन्तरिक इ.एम.एस. सेवालाई प्रभावकारी रुपमा सञ्चालन गर्ने,
- PITS को नियमित अनुगमन/सुपरिवेक्षण गरी प्रभावकारी रुपमा सञ्चालनमा ल्याउने,
- हुलाक टिकट बिक्री व्यवस्था मिलाउने र बिक्री पश्चातको राजश्व दाखिला गर्न लगाउने,
- वैदेशिक हुलाक वस्तु (ई.एम.एस./पार्सल) मा लागेको भन्सार महशुल, मुल्य अभिवृद्धि कर, अन्तशुल्क लगायतका करहरु संकलन गरी राजश्व खातामा दाखिला गर्ने,
- कर्मचारीको हाजिरी, बिदा, पदपूर्ति तथा रिक्त पदहरुको विवरण अद्यावधिक गर्ने, रा.प.अनं. पदहरुको पदपूर्तिको लागि लोकसेवा आयोगमा लेखि पठाउने,
- नीतिगत, सैद्धान्तिक एवं असुलउपर गर्ने बेरुजुहरु छलफल गरी फरफारक गर्ने गराउने,
- लेखाको तोकिएको ढाँचामा समयसीमा भित्र वित्तिय विवरणहरु तयार गर्ने गराउने,
- पत्रपत्रिका हुलाक दर्ताका लागि आए दर्ता एवं नविकरण गर्ने,
- लोककल्याणकारी विज्ञापन प्राप्त गर्ने एफ.एम. रेडियो, टेलिभिजन र वर्गीकरणमा परेका पत्रिकाको विवरण संकलन अनुगमन र नियमानुसार भुक्तानीको लागि प्राप्त रकम वितरण गर्ने,
- पोष्टवक्स वितरण, नविकरण एवं सञ्चालन गर्ने,
- पूर्व-पश्चिम डाँक व्यवस्थापन र संचालन गर्ने,
- पत्राकार परिचयपत्र वितरण तथा प्रेस प्रतिनिधी प्रमाणपत्र र अनलाइ प्रमाणपत्रको नविकरण,
- राष्ट्रिय सूचना आयोगले तोके बमोजिम सूचना हकको कार्यान्वयनको अनुगमन एवं प्रतिवेदन गर्ने,
- हुलाक ऐन, 2019, हुलाक नियमावली, 2020 मा भएको दण्ड सजायँ सम्बन्धी व्यवस्था अनुसार जरिवाना गर्ने, सचेत गराउनेसम्मका सजायँ गर्ने आदि ।
